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413 Moyens matériels : Matières et outillage ; Mobilier ; Installations. - Mondothèque

413 Moyens matériels : Matières et outillage ; Mobilier ; Installations.

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a) Tandis que les méthodes sont des moyens intellectuels de réaliser des œuvres et des ensembles, il est indispensable aussi de disposer de moyens matériels : 1° outillage ; 2" mobilier ; 3° installation ; 4° matières.

413.0 Généralités.

La main de l’homme est et reste le premier des outils et, quels que soient les instruments créés, elle demeure d’une importance capitale, fût-ce pour mettre en œuvre l’outillage. Développer dans la main, par l’exercice et l’application, la rapidité, la sensibilité, la précision du geste, la force, l’accoutumance à la fatigue est donc de première utilité. [5]

1. — Notion : La machine est un prolongement a) des organes de perception de l’homme (sens) ; b) des organes qui conservent et combinent les données perçues (mémoire et raisonnement) ; c) des organes d’action et d’expression (mains, pieds, corps, tête, voix).

2. — But : Le but de la machine est d’aider, remplacer ou intensifier la puissance de l’homme dans ces trois directions.

3. — Opération : La machine est appelée à s’appliquer aux trois opérations : a) Écrire (machines à écrire, à imprimer, à photographier), b) Lire (gramophone, machines à projeter), c) Pensée (enregistrer les observations, thermomètre, baromètre-enregistreur : combiner les données : machines à calculer et à résoudre les équations, faisant les quatre opérations arithmétiques fondamentales, établissant les moyennes et les proportions).

413.1 Outillage. Les machines du travail intellectuel.

Sous nos yeux est en voie de se constituer une immense machinerie pour le travail intellectuel. Elle se constitue par la combinaison des diverses machines particulières existantes dont, malgré l’individualisme et le particularisme des inventeurs, les liaisons nécessaires s’entrevoient. Cette machinerie est aujourd’hui à peu près exclusivement au service de l’industrie, du commerce, de la finance. Demain on la mettra au service de l’administration et du travail scientifique et alors ce seront de merveilleux résultats généraux qui en seront recueillis.

413.12 Machines pour les diverses opérations.

Pour marquer où nous ont conduit les perfectionnements les plus récents, il convient de grouper les faits sous des rubriques par grandes opérations ; enregistrer les faits, les multiplier, les transformer, les conserver en des ensembles, les présenter à la lecture, les synthétiser, transporter les documents.

413.121 ENREGISTREMENT.

La première fonction est l’enregistrement.

413.121.1 Dicter. — Machine pour la fixation de la parole. Le dictaphone enregistre selon les principes du phonographe. Il a été inventé une machine à sténographier en écriture lisible, la sténotype.

413.121.2 Écrire. — Les machines à écrire sont devenues des instruments ultra-perfectionnés. Le clavier s’universalise ; les machines sont sans bruit ; on peut les emporter en de petites valises de peu de poids ; on en a rendu interchangeables les parties de manière à remplacer les éléments visés sans devoir sacrifier tout le bâti.

413.122 MULTIPLICATION.

À la machine à écrire par frappe à plat, on obtient en une fois jusque 20 copies carbone (Elliot Fisher). Les duplicateurs se sont fort perfectionnés depuis le minéographe Edison. Leur stensil se conserve longtemps et peut servir plusieurs fois. On a dans la « roto-métal » une véritable petite imprimerie permettant d’obtenir des textes et des dessins et de conserver indéfiniment les clichés obtenus sur plaque métallique. Pour certains éléments fréquemment employés, on a les clichés formés par les adressographes, clichés qui peuvent se relier les uns aux autres en longues chaînes.

413.123 OPÉRATIONS ET TRANSFORMATIONS.

413.123.1 Calculer. — Les plus fondamentales des opérations intellectuelles se fout aujourd’hui par machines ; ce sont les opérations du calcul : additionner, soustraire, multiplier, diviser, extraire les racines. Le choix des machines est grand, depuis la simple règle à calcul jusqu’à la machine agencée.

413.123.2 Comptabiliser. — Il s’agit ici de réaliser en liaison trois opérations : écrire, calculer, répéter l’écriture selon les divers ordres de classement adoptés : opération par ordre chronologique ou journal, opérations par entités, physiques ou juridico-économiques, opérations par comptes internes représentant des ensembles. On a imaginé le principe de l’écriture ou de la frappe à la machine unique, à opérer non plus par simple copie, mais par superposition des divers documents comptables qui ont à recevoir la même inscription, mais chacune dans leurs cadres appropriés. Des systèmes divers existent, modalité du même principe, dont le papier carbone est le médium. Mais il y a du carbone plus ou moins bon, sensible, ineffaçable, ne salissant pas ; il y a des dispositions ingénieuses pour rendre plus rapide et plus sûre l’intercalation des documents qui doivent recevoir les mêmes mentions. Il y a le principe de la machine Elliot Fisher qui procède dactylographiquement, qui opère simultanément les calculs en colonnes, horizontales et verticales, retient et transcrit séparément les totaux seulement, facilite les inscriptions multiples sur pièces diverses et procède éventuellement avec des papiers en bobines dont le découpage ne peut se faire qu’ultérieurement.

413.123.3 Sélectionner. — Cette opération est réalisée par les machines Power et Hollerith. Le principe est l’emploi des fiches perforées selon les lignes des colonnes allant jusqu’à 44 et même 85 et représentant chacune les dix chiffres. Qu’il s’agisse des quantités et des nombres qui les représentent, ou des caractéristiques avec leur degré traduit en nombre, les perforations y relatives sont opérées par perforateur à clavier. De toutes les fiches mises au hasard en paquet, la sélectionneuse écarte seulement celles qui répondent à une ou à plusieurs conditions (catégorie ou classement). La calculatrice installée sur la sélectionneuse même opère les additions et groupements de chiffres. La machine à écrire, qui y est également adjointe, enregistre les résultats, Certes, ces machines merveilleuses laissent entrevoir un vaste avenir pour le travail de la documentation. Elles reposent essentiellement sur la réduction des données caractéristiques d’une matière quelconque en un code chiffré, la transcription des données de toute feuille d’information sur des fiches perforées ayant maintenant 85 colonnes, la réunion et la conservation de ces fiches dans n’importe quel ordre. La machine à sélectionner pouvant à tout moment extraire des tas celles qui répondent à des questions données. Deux applications peuvent être entrevues, l’une aux fiches (catalographiques, bibliographiques, signalétiques), l’autre aux feuilles mobiles servant à toute documentation et même correspondance et dont le talon serait disposé en tableau de nombre à perforer. Ces nombres seraient ceux de la classification décimale.

413.124 CONSERVATION ET CONSULTATION ULTÉRIEURE DES DONNÉES.

413.124.1 Individualiser les données. — Le principe des fiches a été généralisé. Il réalise le principe de la « monographie » (inscription d’une seule espèce), la mobilité (intercalation à volonté), l’accumulation des données sans retranscription ni recouvrement, la coopération, les fiches, établies n’importe où, pouvant se rejoindre ensuite pour former un seul ensemble.

413.124.2 Conserver. — Des meubles dits « classeurs » ou « fichiers » ont été réalisés aux fins de conservation des fiches et des feuilles isolées ou groupées. Ce sont des tiroirs à classement vertical ; on y forme des groupes à l’aide de fiches divisionnaires et des dossiers. On dispose de « cavaliers » de toute couleur pour présenter à la vue les caractéristiques à mettre en évidence en fin du classement principal.

Il y a aussi les livres à reliure de feuillets mobiles, qu’ils soient à anneaux ou du type Kolonazo.

413.124.3 Classer. — La mise en ordre des fiches est assurée par la classification dont la classification décimale représente le type le plus avancé. Ses indices numériques une fois portés sur les fiches en facilitent le classement régulier. 413.124.5 Consulter. — Retrouver rapidement les données enregistrées, conservées et classées. Fiches, fichiers ou livre mobile, classification, sont déjà des moyens de faciliter considérablement la consultation. Mais on a été plus loin en s’avançant dans deux directions, la visibilité et l’accessibilité.

a) Pour assurer la visibilité, devant l’impossibilité de tout étaler, on a cherché à faire voir de chaque fiche une petite surface sur laquelle puissent être portées les inscriptions essentielles (appareils cardex, findex, etc.). On a ainsi des dispositifs où les fiches sont placées horizontalement en des tiroirs plats et y sont superposées, sauf sur la largeur d’une bande, et sont individuellement fixées par quelque système. Comme il faut pouvoir retirer les fiches rapidement afin d’y porter les inscriptions des comptes selon la méthode de la frappe unique, on a perfectionné les premiers dispositifs ; les fiches sont placées verticalement dans des baquets ayant forme de tiroirs, mais selon un échelonnement répété. En outre la fiche est distincte du porte-fiche ; tandis que celui-ci demeure fixé la fiche peut s’enlever pour toute écriture nécessaire, pour tout traitement à l’aide de la sélectionneuse-trieuse. D’autre part le livre à reliure mobile est à volonté placé, lui aussi, dans un baquet où après « reliure » les feuilles reprennent le caractère de fiches mobiles et peuvent être lues de haut en bas sans déplacement, ou bien être enlevées pour n’importe quelle manipulation complémentaire.

b) L’accessibilité des fiches est rendue plus facile par ces divers dispositifs. Il advient cependant que si les documents deviennent très nombreux, la multiplication nécessaire des classeurs ou des livres mobiles exige des déplacements pour la consultation. S’il s’agit d’une simple intercalation, il n’y a guère de difficultés. Mais il n’en est plus de même s’il s’agit de la récupération des documents pour y apporter une écriture complémentaire qui doit se faire sur une machine fixe (par ex. la frappe multiple, ou même, la confrontation rapide des pièces qu’il faut avoir sous les yeux pour déterminer ou vérifier quelques rapports entre données fixes). L’idéal serait d’avoir tout document à portée de la main. De là des tables de travail avec tiroirs divers, des dispositifs de tables circulaires avec siège rotatif au centre, des meubles classeurs à la portée de la main et des yeux et installés sur roues. Un principe nouveau vient d’être réalisé : le classeur sur rail à moteur électrique. On le place sur le sol perpendiculaire à la table de travail. Il avance ou recule sous l’action des doigts opérées sur une simple roulette. Sans déplacement de la personne, le document désiré vient s’offrir à la main et à l’œil.

413.125 TRANSPORT DES DOCUMENTS.

Le transport des documents nécessite des dispositions et des classeurs spéciaux.

Le carnet de fiches. — (Petit format, voir sa description). Le portefeuille pour les pièces précieuses (format en harmonie avec le carnet), Éventuellement le carnet de fiches peut contenir la carte d’identité et la monnaie de papier.

La serviette ou portefeuille (grand format). — Trois types possibles : a) serviette à deux poches, avec soufflets se repliant l’une sur l’autre ; b) serviette à une poche avec fermeture à clé ; c) portefeuille pouvant se placer verticalement sur la table et offrant les documents dans un ordre classé.

Les sacs de toile pour le voyage, petit et grand format, couleur grise ou noire. — Ils ne pèsent pas et permettent de maintenir distincts les papiers, de les transporter en un ordre classé, car il suffit d’enlever, dans leur ordre, fiches et dossiers des classeurs et de les placer dans les sacs. Ceux-ci n’importe où, sur une table, une cheminée, une planche d’armoire, permettront de reconstituer un classement vertical. Les livres à emporter pourront éventuellement être emballés dans des sacs en toile analogues.

La malle-classeur. — Disposition d’une malle, ou d’une simple caisse, aménagée en classeur de telle sorte que, le couvercle ouvert ou enlevé, on se trouve en présence d’un meuble offrant toutes les facilités pour classer des documents ; les livres sur leur rayon, dossiers et fiches dans leurs casiers, écritoire et papeterie à portée de la main. Ces malles-classeurs sont disposées pour servir éventuellement de meuble de démonstration et de propagande dans les expositions.

Traité de documentation


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